Đặt quà số lượng lớn: tiến độ và chi phí ẩn
Đặt hai trăm phần quà Tết cho khách hàng không giống mua một món quà. Nó là một việc có tiến độ, có rủi ro, và có những khoản chi phát sinh mà lần đầu làm gần như ai cũng vấp.
Đặt sớm hơn bạn nghĩ
Đây là lời khuyên nhàm nhưng quan trọng nhất.
Mùa quà cuối năm là mùa cao điểm của cả chuỗi: xưởng sản xuất, nơi in ấn, đơn vị vận chuyển. Càng sát Tết thì giá tăng, thời gian giao kéo dài, và lựa chọn thu hẹp — nhiều mẫu hết hàng, chỉ còn màu và cỡ ít người chọn.
Mốc thực tế mà nhiều người làm nghề dùng: chốt mẫu và số lượng trước một tháng rưỡi tới hai tháng nếu có khắc tên hoặc in logo, trước một tháng nếu là hàng có sẵn.
Và nhớ tính cả thời gian giao tới tay người nhận, không chỉ thời gian hàng về kho bạn. Giao trong thành phố khác giao đi tỉnh, và tuần cuối trước Tết thì chuyển phát tắc nghẽn.
Kiểm mẫu — và kiểm mấy cái, không phải một
Đây là chỗ sai đắt nhất.
Yêu cầu hàng mẫu thật, không quyết định qua ảnh. Màu trên ảnh và màu thật lệch nhau rất thường xuyên, nhất là với đá, gỗ và kim loại.
Xem vài món chứ đừng xem một. Một món đẹp không đảm bảo cả lô như vậy. Với hàng tự nhiên — đá, gỗ — thì vân và màu vốn đã khác nhau giữa các món, và bạn cần biết biên độ khác nhau đó rộng tới đâu trước khi chốt.
Nếu có khắc tên hoặc in logo thì bắt buộc duyệt mẫu in. Duyệt trên màn hình và duyệt trên vật thật là hai chuyện — chữ trên màn hình trông vừa, khắc lên vật thật có thể quá nhỏ hoặc chìm mất.
Ghi rõ vào đơn hàng mức chênh lệch chấp nhận được, và cách xử lý nếu hàng về không khớp mẫu.
Những chi phí hay bị quên
Giá báo ban đầu thường chỉ là giá món hàng. Thực tế còn:
Hộp và gói. Hộp cứng, lót trong, ruy băng, túi đựng. Với quà biếu thì phần này ảnh hưởng tới cảm nhận rất nhiều và không nên cắt.
Khắc, in, thêu. Thường tính theo món và có phí làm khuôn/làm phim lần đầu.
Thiệp. In thiệp riêng có phí thiết kế và phí in tối thiểu.
Vận chuyển. Hai chặng: từ nơi bán về chỗ bạn, và từ chỗ bạn tới từng người nhận. Chặng thứ hai thường tốn hơn vì chia nhỏ.
Công đóng gói. Hai trăm phần quà gói tay là nhiều giờ công thật — của nhân viên bạn hoặc của dịch vụ.
Hàng dự phòng. Nên đặt dư vài phần trăm cho trường hợp vỡ, lỗi, hoặc phát sinh người nhận.
⇒ Lập bảng tính đủ các khoản này trước khi chốt số lượng, không phải sau.
Đồng đều — vấn đề riêng của đơn lớn
Khi tặng nhiều người cùng lúc, họ sẽ nhìn thấy quà của nhau. Chênh lệch giữa các phần là chuyện khó xử.
Với hàng tự nhiên (đá, gỗ, gốm thủ công) thì mỗi món một vẻ là đặc tính, không phải lỗi. Nếu chọn loại này thì nên nói trước với người nhận — một dòng trong thiệp kiểu "mỗi sản phẩm mang vân đá riêng" biến điều đó thành điểm cộng.
Với hàng công nghiệp thì yêu cầu cùng lô sản xuất. Hai lô khác nhau có thể lệch màu thấy rõ.
Nếu chia nhiều mức quà theo nhóm người nhận — điều này bình thường trong doanh nghiệp — thì nên tính tới việc người ở hai nhóm có gặp nhau không. Đôi khi làm một mức duy nhất lại đỡ phiền hơn.
Thoả thuận rõ mấy điều với nơi bán
Ngày giao chính xác, và điều gì xảy ra nếu trễ. Với quà Tết thì giao trễ ba ngày là vô nghĩa.
Xử lý hàng lỗi. Mua một chiếc mà lỗi thì chịu được; hai trăm chiếc mà mười chiếc lỗi thì phải có cách đã bàn trước — đổi, bù, hay trừ tiền.
Ai chịu rủi ro vận chuyển. Hàng vỡ trên đường thì bên nào chịu.
Hoá đơn và chứng từ. Doanh nghiệp cần hoá đơn hợp lệ để hạch toán. Hỏi rõ từ đầu chứ đừng để tới lúc thanh toán. Còn việc khoản chi này được hạch toán và tính thuế ra sao thì hỏi kế toán hoặc cơ quan thuế — mỗi loại chi phí có quy định riêng và quy định thay đổi theo thời gian.
Đặt cọc bao nhiêu, thanh toán khi nào. Ghi thành văn bản, dù là qua tin nhắn — miễn là có lưu.
Khâu giao — phần hay hỏng nhất
Quà đẹp mà giao lộn xộn thì hỏng hết công sức:
Danh sách người nhận phải chuẩn — đúng tên, đúng chức danh, đúng địa chỉ, đúng số điện thoại. Sai tên trên thiệp là lỗi người ta nhớ lâu.
Kiểm tra trước xem người nhận có ở đó không trong thời gian giao. Nhiều công ty nghỉ Tết sớm, và quà tới nơi đóng cửa thì nằm ở bảo vệ.
Có người theo dõi tiến độ giao. Với vài chục phần trở lên thì cần một bảng đánh dấu, ai đã nhận ai chưa.
Chừa thời gian cho phần giao lại — luôn có một tỉ lệ không giao được lần đầu.
Chụp ảnh một phần quà hoàn chỉnh để lưu và để đối chiếu nếu có khiếu nại.
Khi quà có khắc tên từng người
Khắc tên người nhận lên món quà làm nó cá nhân hơn hẳn — và cũng làm mọi rủi ro tăng lên:
Sai một chữ là món đó bỏ đi. Không dùng lại được cho ai khác. Nên đặt dư và duyệt danh sách tên kỹ hơn bình thường — chú ý dấu tiếng Việt, tên đệm, và chức danh.
Thời gian sản xuất dài hơn vì phải làm từng món.
Không linh hoạt khi danh sách đổi. Có người nghỉ việc, có người mới vào, có đối tác phát sinh — với quà khắc tên thì mỗi thay đổi là một món phải làm lại.
Cách nhiều nơi dùng: khắc tên công ty người nhận thay vì tên cá nhân, hoặc khắc logo bên tặng. Vẫn cá nhân hoá được mà không khoá cứng vào một danh sách.
Lưu kho và bảo quản trước khi giao
Hàng về sớm là tốt, nhưng nó phải nằm đâu đó vài tuần:
Chỗ khô ráo, không nắng chiếu. Hộp giấy ẩm là phồng và mốc; ruy băng bạc màu; đồ gỗ cong.
Xếp không chồng quá cao. Hộp dưới bẹp là hỏng cả lớp.
Tách riêng phần dự phòng và đánh dấu rõ, kẻo lúc giao vội lấy nhầm rồi thiếu.
Đừng bóc niêm phong để xem nhiều lần — mỗi lần mở là một lần hộp xấu đi. Giữ một phần mẫu riêng để xem, còn lại để nguyên.
Tóm lại
Chốt mẫu và số lượng trước một tháng rưỡi tới hai tháng nếu có khắc in, vì càng sát Tết thì giá tăng và lựa chọn thu hẹp. Yêu cầu hàng mẫu thật và xem vài món chứ đừng xem một — với hàng tự nhiên thì bạn cần biết biên độ khác nhau rộng tới đâu. Lập bảng tính đủ hộp gói, khắc in, thiệp, hai chặng vận chuyển, công đóng gói và hàng dự phòng trước khi chốt số lượng. Thoả thuận rõ ngày giao, cách xử lý hàng lỗi, ai chịu rủi ro vận chuyển và chứng từ. Và khâu giao thì danh sách người nhận phải chuẩn — sai tên trên thiệp là lỗi người ta nhớ lâu.