Gửi quà từ xa: chuyển phát, gửi qua người khác, gửi tới đâu
Bài trước nói cách trao quà tận tay: lúc nào, chỗ nào, nói gì. Bài này nói tình huống ngày càng phổ biến: không gặp được, phải gửi.
Khác biệt lớn nhất cần nhận ra ngay: khi trao tận tay, món quà chỉ là một phần; phần còn lại là mình. Gửi đi thì món quà phải tự đứng một mình — nên cách gửi quan trọng hơn người ta tưởng.
Gửi tới đâu
Câu hỏi đầu tiên và cũng là chỗ dễ sai nhất:
- Văn phòng là mặc định an toàn cho quan hệ công việc. Có người nhận, có chỗ để, và không đụng vào đời tư.
- Nhà riêng chỉ khi được cho địa chỉ, hoặc quan hệ đủ thân để hỏi.
- Đừng tự tra địa chỉ nhà rồi gửi tới. Ý tốt nhưng cảm giác nhận được thường không dễ chịu.
- Nếu công ty người ta có quy định về nhận quà, thì gửi tới văn phòng là cách để mọi thứ minh bạch.
Báo trước hay để bất ngờ
Với quà công việc, báo trước gần như luôn tốt hơn:
- Người nhận biết mà bố trí nhận, không để món hàng nằm ở quầy lễ tân mấy ngày.
- Tránh trường hợp người ta đi công tác hoặc nghỉ phép.
- Tránh trường hợp quy định không cho nhận mà mình không biết.
- Một tin nhắn ngắn trước khi gửi là đủ, không cần trịnh trọng.
Bất ngờ hợp với bạn bè và người thân, không hợp với quan hệ công việc — ở đó, sự chu đáo được đánh giá cao hơn sự bất ngờ.
Đóng gói khi gửi đi xa
- Coi như nó sẽ bị quăng. Vì trên đường đi thì đúng là vậy.
- Hộp ngoài riêng, hộp quà riêng — hộp quà đẹp mà móp thì hỏng mất phần gói.
- Chèn kín, không để món xê dịch bên trong hộp.
- Đồ dễ vỡ thì nói rõ với bên chuyển phát và cân nhắc mua bảo hiểm hàng.
- Thiệp bỏ trong hộp, không dán ngoài — dán ngoài thì ướt, rách hoặc rơi.
- Ghi tên người nhận rõ ràng, kèm phòng ban nếu gửi tới văn phòng lớn.
Món nào không nên gửi
- Đồ tươi, đồ đông lạnh nếu không chắc về thời gian và cách bảo quản dọc đường.
- Đồ rất dễ vỡ mà không có cách chèn tử tế.
- Đồ nặng quá khiến người nhận phải khiêng — nhất là gửi tới văn phòng không có thang máy.
- Đồ có mùi mạnh, vì nó ám sang thứ khác trong cùng chuyến.
- Món cần lắp đặt — người nhận sẽ thành người phải xử lý.
Gửi ra nước ngoài hoặc gửi liên tỉnh xa
Xa hơn thì thêm mấy thứ phải tính, và tính trước bao giờ cũng rẻ hơn xử lý sau:
- Thời gian đi lâu hơn dự tính, nhất là gần dịp lễ Tết khi mọi tuyến đều quá tải. Gửi sớm hơn mình nghĩ là cần.
- Có mặt hàng bị hạn chế theo tuyến hoặc theo nơi đến — hỏi bên chuyển phát trước khi mua món, không phải sau.
- Thuế và phí ở đầu nhận có thể do người nhận phải trả. Để người ta trả tiền cho món quà của mình là tình huống rất khó xử, nên hỏi rõ trước.
- Khai báo trung thực về nội dung và giá trị hàng.
Với những chuyến xa và nhiều rủi ro như vậy, có một lựa chọn hợp lý hơn mà ít người nghĩ tới: mua ở nơi người nhận đang sống và cho giao tới. Món đi quãng đường ngắn thì lành lặn hơn, mà phần tình cảm không hề giảm.
Nhờ người khác trao hộ
Cách này gần với trao tận tay hơn, nhưng có mấy điều nên tính:
- Người trao hộ nên là người có mặt tự nhiên ở đó, không phải người phải đi một chuyến riêng.
- Nói rõ ai gửi — kèm thiệp có tên, đừng để người trao phải giải thích.
- Đừng nhờ cấp dưới của người nhận nếu tránh được; nó đặt họ vào thế khó xử.
- Nhắn cho người nhận một câu sau khi quà tới nơi.
Bù lại phần thiếu
Điều mất đi khi gửi từ xa là khoảnh khắc gặp mặt, và có mấy cách bù được kha khá:
- Gọi điện ngắn thay vì chỉ nhắn tin — nghe giọng khác hẳn đọc chữ.
- Thiệp viết tay thì lúc này càng quan trọng, vì nó là phần duy nhất mang dấu vết của mình.
- Nhắn hỏi đã nhận chưa sau một hai hôm, vừa lịch sự vừa để biết hàng có tới không.
- Đừng xin ảnh hay xin phản hồi về món quà.
Nếu quà thất lạc hoặc hỏng
- Chủ động nói trước khi biết, đừng chờ người nhận nhắc.
- Xin lỗi ngắn gọn, không kể dài về bên vận chuyển.
- Gửi lại nếu còn kịp dịp; không kịp thì một lời nhắn thật lòng là đủ.
- Giữ mã vận đơn cho tới khi biết chắc đã tới tay.