Khi quà bị từ chối hoặc bị trả lại: xử sao cho êm

Hai bài trước nói cách trao quà và chuyện gửi quà từ xa. Bài này nói tình huống ít ai chuẩn bị trước: người nhận không nhận.

Chuyện này xảy ra nhiều hơn người ta tưởng, và phần lớn không phải vì họ ghét mình. Hiểu đúng lý do thì xử sẽ nhẹ đi rất nhiều.

Những lý do thường gặp

• Quy định nơi họ làm việc không cho nhận — đây là lý do phổ biến nhất và hoàn toàn chính đáng.
• Món quá lớn so với quan hệ, làm họ thấy mắc nợ hoặc thấy khó xử.
• Thời điểm nhạy cảm: đang có việc xét duyệt, đang thanh tra, đang đàm phán hợp đồng.
• Người xung quanh đang nhìn và họ không muốn bị hiểu nhầm.
• Đơn giản là họ không dùng món đó, hoặc nhà đã có.
• Nếp riêng của họ: có người không nhận quà từ ai cả, và đó là lựa chọn của họ.

Phản ứng tại chỗ

1. Giữ mặt bình thường — đây là phần khó nhất và quan trọng nhất.
2. Nói một câu ngắn, nhẹ: hiểu rồi, không sao cả.
3. Cất món đó đi ngay, đừng để nó nằm trên bàn giữa hai người.
4. Đổi sang chuyện khác để không khí trôi qua.
5. Đừng hỏi vì sao ngay lúc đó; nếu cần biết thì hỏi dịp khác, hoặc hỏi người thứ ba.

Nài hay không nài

• Mời lại một lần là phép lịch sự; mời lần thứ ba là gây áp lực.
• Người từ chối vì quy định thì tuyệt đối không nài — nài là đẩy người ta vào thế vi phạm.
• Đừng để lại rồi đi: để món đồ ở bàn người ta rồi ra về là đặt họ vào tình huống khó xử hơn.
• Đừng nhờ người khác đưa hộ sau khi đã bị từ chối trực tiếp.
• Nếu họ đã nói không hai lần thì dừng hẳn, và đừng nhắc lại sau này.

Khi quà bị gửi trả

• Nhận lại bình thường, và nhắn một câu ngắn cho họ biết đã nhận được.
• Đừng gửi lại lần nữa.
• Đừng hỏi dồn lý do qua tin nhắn — người ta trả lại thường đã thấy khó xử rồi.
• Nếu có lời giải thích kèm theo thì đọc và tôn trọng, không cần tranh luận.
• Quan hệ công việc vẫn tiếp tục như cũ; đừng để chuyện này thành khoảng cách.

Cách tránh ngay từ đầu

1. Hỏi trước khi mua nếu không chắc: nơi họ làm có cho nhận không, mức nào thì được.
2. Chọn món nhỏ, mang tính chia sẻ: giỏ trái cây cho cả phòng, hộp bánh để chung — dễ nhận hơn nhiều so với món cá nhân.
3. Trao ở chỗ và lúc phù hợp, tránh giữa cuộc họp hoặc trước mặt đông người.
4. Tránh dịp nhạy cảm: sát ngày ký hợp đồng, sát kỳ đánh giá.
5. Nói rõ đây là quà không kèm mong đợi gì, bằng một câu tự nhiên chứ không phải một lời thề.

Khi mình là người phải từ chối

• Nói sớm và nói ngắn: cảm ơn, nhưng chỗ mình làm có quy định.
• Đừng để món đồ nằm lại trên bàn rồi hôm sau mới trả — càng lâu càng khó nói.
• Đừng giải thích dài dòng, người ta sẽ tưởng mình đang chờ được thuyết phục.
• Giữ giọng thân thiện: từ chối món quà không phải từ chối con người.
• Món nhỏ chia cho cả phòng thì nhiều nơi vẫn nhận được — gợi ý cách đó nếu thấy phù hợp.
• Hỏi lại bộ phận phụ trách nếu mình không chắc quy định nơi mình làm nói gì.

Phần quà còn lại

• Đừng để trong cốp xe rồi quên — đồ ăn hỏng, đồ khác thì bám mùi.
• Dùng trong nhà nếu là món dùng được; không có gì phải ngại.
• Tặng người khác thì tháo thiệp ra và kiểm kỹ: bên trong có khi còn tên người cũ.
• Trả lại nơi mua nếu còn nguyên và chính sách cho phép.
• Đừng kể chuyện bị từ chối với đồng nghiệp — người kia có thể nghe lại, và họ sẽ khó xử lần nữa.

Nhìn lại cho công bằng

• Bị từ chối không có nghĩa là mình làm sai; có khi chỉ là hoàn cảnh của họ.
• Nhưng nếu bị từ chối nhiều lần ở nhiều người, nên xem lại mức quà hoặc cách trao.
• Người từ chối quà thường là người giữ nguyên tắc — đó là thông tin tốt về người mình đang làm việc cùng.
• Quan hệ công việc bền nằm ở việc làm cho tốt, không nằm ở món quà. Câu này nghe cũ nhưng vẫn đúng.

Trang này bán quà, nên nói cho rõ: có những lúc món quà đúng nhất là không tặng gì cả — và biết lúc nào là lúc đó cũng là một phần của việc ứng xử tử tế.

Câu hỏi thường gặp